A transparência como ativo empresarial

Relatório - Junho de 2016. Nº 92

Vivemos em uma sociedade que observa cuidadosamente cada um dos passos dados pelas empresas. Diante desta situação, a solução é introduzir as melhores práticas na vida empresarial e divulgar as que se encontram em andamento.

A prática da TRANSPARÊNCIA é uma tendência que já se estende por todas as regiões, e que vem para ficar.

Em relação à TRANSPARÊNCIA externa, declara a líder do projeto, o objetivo do plano é levar a MAPFRE para mais além do que exige a norma. podemos ganhar muito neste âmbito.

A TRANSPARÊNCIA deve fazer parte do DNA da gestão, da comunicação, da forma de se relacionar…

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TEXTO Luz García

Depois da crise global da qual ainda estamos padecendo, gerou-se uma falta de confiança que as empresas e instituições precisam resolver. Para recuperar essa confiança, precisamos ser mais transparentes e desenvolver boas práticas na relação com todos os nossos stakeholders: clientes, funcionários, acionistas, meios de comunicação e a sociedade em geral.

Para isso, a MAPFRE implementou um Plano de Transparência Ativa cujo objetivo é aumentar a acessibilidade da empresa e melhorar a compreensão. Em resumo, conseguir que a transparência seja um ativo reconhecível da empresa.

O projeto nasce com vocação global, ainda que, em um primeiro momento se limite à Espanha, onde o projeto-piloto está sendo realizado. Após esta primeira fase, será ampliado para as demais empresas da MAPFRE no mundo, adaptando-se às peculiaridades locais.

O plano surge como iniciativa do presidente da MAPFRE, Antonio Huertas, que deseja avançar na transparência da organização. Para implementá-lo, foi criado um grupo de trabalho transversal, liderado por María Luisa Gordillo, subdiretora geral de Coordenação Contábil.

"A realidade, afirma María Luisa, é que na MAPFRE já existem diversas boas práticas de atuação transparente, mas até agora não foram desenvolvidas de forma estruturada, como parte de um projeto. Além disso, ainda temos um longo caminho a percorrer em alguns aspectos".

O que é transparência?

A transparência é uma ferramenta importante para gerar confiança; mas, em que consiste ser transparente?

Por meio das práticas de transparência, procuramos nos assegurar de que todos os stakeholders com quem a empresa se relaciona recebem as informações necessárias sobre o andamento da empresa para tomarem suas decisões. E, ainda, que as recebam a tempo e de forma compreensível e que essas informações possam ser acessadas pela sociedade.

Por exemplo, é muito importante que nossos clientes entendam a apólice, suas condições, que seja redigida de uma forma compreensível para eles, mas que incluam também todas as informações exigidas pela legislação. Pode-se, de um lado, fazer um esforço para redigir essas informações da forma mais clara possível. E de outro, acompanhar o envio da apólice, as condições, os vencimentos, etc., de outros documentos mais simples e ágeis que expliquem as coberturas de uma forma gráfica e que sejam de fácil assimilação.

Os países do norte da Europa estão mais avançados nestas práticas; mas, sem dúvida, é uma tendência que já se estende por todas as regiões, e que vem para ficar. Já existe uma diretiva europeia relativa à divulgação de informações não financeiras que reflete a necessidade de aumentar a transparência das informações fornecidas pelas empresas e muitos órgãos estão trabalhando nesse sentido, para que os agentes econômicos se direcionem a uma transparência cada vez maior.

Definição

O dicionário da Real Academia Espanhola define transparente da seguinte forma:

  • Sobre um corpo: Permitir que se veja ou perceba algo a través dele.

No mundo empresarial, logicamente, o significado é diferente, mas sempre sem perder de vista esse conceito de permitir que se veja ou se perceba uma realidade.

Poderíamos definir transparência empresarial como:

  • A transparência é uma forma de gestão e de relação entre as organizações, seus públicos de interesse e seu ambiente, pelo qual elas se esforçam para tornar visível e compreensível sua atividade e processos de tomada de decisões.

Valor, cultura empresarial

Uma empresa transparente é aquela que transmite sua gestão de forma clara e compreensível para todos os agentes com os quais se relaciona, para que eles possam avaliar a empresa de uma maneira mais objetiva. Só assim pode-se aspirar a obter sua confiança.

Mas transparência não é apenas contar, vai mais além; é transformar a empresa, introduzir novas práticas… Deve fazer parte do DNA da gestão, de sua comunicação, de sua forma de se relacionar... E isso deve ser feito de forma coerente com a cultura da empresa.

Felizmente, os valores e a cultura da MAPFRE estão completamente alinhados e sustentam uma atuação transparente e responsável com todas as pessoas com quem a empresa se relaciona, o que facilita enormemente o desenvolvimento de um projeto com essas características.

María Luisa Gordillo, subdiretora de Coordenação Contábil, lidera o grupo de trabalho transversal deste plano.

Três fases

O projeto consiste em três fases: benchmarking, diagnóstico e plano de ação. Na fase de benchmarking, realizou-se um estudo das melhores práticas em nível nacional e internacional, tanto do setor de segurados como de outros setores.

Em razão da posição de destaque da MAPFRE na Espanha, a empresa não tem nesse país uma referência clara a seguir e, por isso, foi preciso buscar práticas nos mercados de seguros de outros países, sempre levando em conta que cada deles um tem sua idiossincrasia e, portanto, não é possível copiar exatamente os modelos.

Com este benchmarking, consegue-se uma primeira aproximação.

Acionistas chegando à Assembleia Geral 2016.

A segunda fase do processo, em que estamos agora, é o diagnóstico de transparência interna e externa. Trata-se de fazer um diagnóstico profundo para conhecer a situação da MAPFRE sobre esta questão. O diagnóstico interno concentra-se em pontos críticos e boas práticas.

Um dos elementos fundamentais deste processo é a avaliação dos funcionários sobre a importância de cada um dos fatores que fazem parte do conceito de transparência, e sua visão da posição da empresa em relação a esses fatores. Para conhecê-la, foi realizada uma pesquisa entre todos os funcionários que trabalham na Espanha, e cujos resultados estão sendo analisados.

Para o diagnóstico externo, identificamos uma série de indicadores relacionados às informações fornecidas pela empresa para o exterior, a "foto fixa" que temos neste momento: apresentação da organização, informações sobre responsabilidade social corporativa e relativa a resultados financeiros, informações relacionadas aos nossos produtos que são transmitidas aos clientes…

Uma vez feito este diagnóstico interno e externo da empresa, realizamos um consenso com as melhores práticas obtidas no benchmarking e elaboramos um plano de ação, que constitui a última fase do processo.

De um lado, no plano de ação, procuramos valorizar e tornar mais visíveis as melhores práticas que já temos na empresa e que estão incorporadas na cultura da MAPFRE. De outro, tratamos de definir metas para introduzir novas práticas que permitam que nos aprofundemos nessa direção.

"Temos que aproveitar as oportunidades geradas pela transparência. Por isso, devemos começar a estabelecer objetivos a curto, médio e longo prazo para alcançar cada um dos resultados que guiarão nossas ações", afirma María Luisa Gordillo. "Somente o fato de identificar nossas boas práticas em termos de transparência e valorizá-las já faz com que a sociedade e nossos funcionários vejam nossa atitude positiva em relação à transparência. Se, além disso, estabelecermos objetivos concretos, iremos avançando".

Uma das dificuldades do projeto é que a transparência é um conceito bastante etéreo, por isso é importante torná-lo tangível. É preciso delimitar claramente cada um dos objetivos de forma mensurável, não formular princípios gerais, que logo são difíceis de concretizar e colocar em prática.

Além disso, é muito importante que as ações escolhidas estejam vinculadas aos princípios e valores da MAPFRE, porque tudo faz parte de uma mesma cultura e se refletirá em um comportamento global.

Realmente, o plano de ação, que será finalizado em setembro, é o sinal de partida. Depois, será necessário materializá-lo, isto é, ir incorporando ao dia a dia da empresa as ações concretas nele definidas, os objetivos. É muito importante que as medidas a serem tomadas sejam muito evidentes desde o início, porque isso é o que dará credibilidade ao projeto. Isso implica dar passos pequenos, mas bastante contundentes para que se perceba, desde o início, que existe algo concreto por trás.

"Em relação à transparência externa, declara a líder do projeto, o objetivo do plano é levar a MAPFRE para mais além do que exige a norma. Podemos ganhar muito neste âmbito".

Porém, nem sequer a implantação das ações contempladas no plano conclui o caminho. Com o passar dos anos, será necessário revisar os objetivos, pois a sociedade é dinâmica e as ações precisam se acomodar a esta realidade.

Uma vez iniciada, a trajetória rumo a uma empresa mais transparente não para nunca.