TEXTO ÁREA CORPORATIVA DE PERSONAS Y ORGANIZACIÓN | FOTOGRAFÍA MAPFRE, ISTOCK
El éxito de la transformación digital en cualquier empresa pasa por dos pilares fundamentales: la tecnología y las personas. La tecnología es un habilitador y las personas somos los promotores y responsables del proceso de adaptación de nuestro negocio a la nueva realidad.
Digital Workplace llega para ayudarnos en ese proceso de adaptación
Digital Workplace es uno de los pilares de Reto digital, la iniciativa estratégica que tiene como objetivo gestionar el cambio que precisa nuestra organización para avanzar hacia un entorno de trabajo que se adapte a los nuevos requerimientos del negocio y sociales.
Por un lado, Digital Workplace nos facilita a los empleados las herramientas digitales para trabajar de forma ágil, ayudándonos a optimizar la gestión de nuestro tiempo, a comunicarnos mejor y a colaborar entre nosotros de una manera más eficiente. Y, por otro lado, nos facilita la adquisición de buenos hábitos de trabajo para el día a día, actuando fundamentalmente sobre la gestión personal del tiempo, las reuniones eficaces, la colaboración documental y los equipos eficaces.
YO Y MI EQUIPO
Reuniones eficaces Ahorra tiempo con reuniones virtuales más ágiles y cumple los objetivos establecidos.
Equipos eficaces Colabora con tus compañeros en un único espacio.
Trabajo remoto Trabaja desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo como si estuvieras en la oficina
Seguridad de la información
DIGITAL WORKPLACE
YO EN MI PUESTO
Gestión personal del tiempo Planifícate y evita los ladrones del tiempo
YO Y LA EMPRESA
Búsqueda de información Agiliza la búsqueda de información en todas las herramientas que tienes a tu alcance
Colaboración documental Utiliza espacios de trabajo compartidos donde tener toda la documentación del equipo y poder coeditarla
Gestión del conocimiento Comparte información y lecciones aprendidas y localiza a referentes en conocimiento
Despertar el deseo del cambio, capacitar y acompañar al empleado en el proceso son claves para el éxito de la implantación de digital workplace
OFFICE 365
TEAMS
Colabora y conversa en un proyecto con TEAMS
Un espacio de colaboración de proyectos enfocado en la conversación entre tus colaboradores. Cualquier documento puede ser comentado y editado por todos los miembros del proyecto en tiempo real. Sirve, además, para mantener reuniones y consultar el calendario.
ONEDRIVE
Accede fácilmente a todos tus documentos en OneDrive y conéctalos con el resto de herramientas Te permite almacenar tus documentos en un lugar seguro y accesible desde cualquier lugar y dispositivo corporativo. Podrás compartirlos con quien quieras a través de vínculos que no ocupan espacio.
ONE NOTE
Mantén organizadas tus notas con OneNote
Toma notas en las reuniones de forma colaborativa y simultánea con tus compañeros. Siempre estarán accesibles para todos de forma online, organizadas por temas y secciones. Las notas pueden ser compartidas con quien tú quieras o privadas solo para ti.
SHAREPOINT
Potencia la colaboración en equipo mediante la gestión centralizada, organizada y accesible de los documentos de trabajo con SharePoint
Es un gestor documental en la nube que te permite guardar la documentación relativa a tu área o departamento y conectarla con el resto de aplicaciones Office365 de forma sencilla y natural.
OUTLOOK
Correos, agenda y contactos en un solo lugar Outlook, con una capacidad de almacenamiento casi ilimitada es tu gestor de correos electrónicos y además está conectado al resto de aplicaciones de Office365. Accede a tus contactos y mantén tu calendario actualizado de forma sencilla.
MY ANALITICS
Una radiografía sobre cómo empleas el tiempo de trabajo
Tanto en reuniones como colaborando con los demás, o el tiempo que dedicas a tus propias tareas. Además te ofrece consejos para seguir mejorando en la gestión de tu tiempo
PLANNER Y TO DO
Mantén organizadas todas tus tareas individuales y en equipo
Tasks hace que sea fácil organizarte en todas tus tareas de Planner y To Do. Crea, asigna y realiza un seguiiento de las tareas individualmente o en colaboración con tu equipo.
Con Digital Workplace adoptamos hábitos que nos hacen ser más eficientes
Las herramientas tecnológicas son imprescindibles para trabajar de forma diferente y debemos aprovecharlas para adoptar nuevos hábitos que nos hacen ser más eficientes.
Gestión personal del tiempo
Digital Workplace te ayuda en la gestión personal de tu tiempo, en la gestión y planificación de tus tareas y del correo electrónico. Además, podrás hacer seguimiento del tiempo que dedicas a las tareas que realizas, lo que te va a permitir optimizarlas y focalizarte en aquellas actividades que aportan valor.
Gestión personal del tiempo
Gracias a la gestión personal del tiempo, Daniel consigue…
Evitar ladrones de tiempo
Desactiva las notificaciones del correo y cambia su estado en la mensajería instantánea cuando no está disponible
Ser más eficiente
Establece reglas y categorías para organizar su correo de forma automática y tiene toda su documentación en la nube para tenerla siempre disponible
Mayor organización y planificación
Gestiona su tiempo en base a sus tareas y sus notas, y siempre tiene su calendario actualizado
Tomar decisiones para cumplir objetivos
Analiza cómo emplea su tiempo y con quién para poder tomar decisiones a la hora de organizar su trabajo y cumplir con sus objetivos
Reuniones eficaces
Para sacarle mayor partido al tiempo dedicado a las reuniones, Digital Workplace te ayuda a mantener reuniones eficaces: convocando a quien realmente debe ser convocado según el tipo de reunión de que se trate y consultando su disponibilidad, ajustando el tiempo de la reunión al objetivo de la misma, definiendo claramente el objetivo y los puntos del orden del día de la reunión, remitiendo información con antelación cuando sea necesario, haciendo actas de las reuniones donde se recogen los acuerdos y compromisos alcanzados y los responsables de cada acción acordada.
Reuniones eficaces
Gracias a las reuniones eficaces, Carla consigue…
Ahorrar tiempo
Mantiene reuniones virtuales, más ágiles y evita desplazamientos innecesarios
Ser más eficiente
Convoca solo a las personas necesarias considerando su disponibilidad
Ser más ágil
El acta queda cerrada al finalizar la reunión y se reduce el intercambio de correos
Cumplir con los objetivos
Durante la reunión consiguen cumplir los objetivos establecidos en el orden del día
Equipos eficaces
Digital Workplace nos ayuda en la comunicación y colaboración en el equipo para ser más efectivos: ofrece espacios para mantener conversaciones en tiempo real, para compartir archivos, editar documentos en línea con autoguardado para el control de las versiones, compartir notas y gestionar las tareas del equipo y compartir la información sobre las mismas. Además, Digital Workplace te permite trabajar en remoto desde cualquier lugar con las herramientas digitales y de forma segura y tener al acceso a todo el conocimiento que se comparte en la compañía.
«Digital Workplace trata de ayudarnos a ser más eficientes y productivos en el día a día, aprovechando las ventajas que hoy nos ofrece la tecnología y creando hábitos que nos permitan optimizar el tiempo de trabajo. No es un mero despliegue tecnológico, es un cambio en las formas de trabajar que debe ayudarnos a colaborar mejor y a invertir mejor nuestro tiempo, con reuniones más productivas, mejorando nuestro trabajo en equipo o inculcando una orientación a hitos y tareas », explica Mónica Solaun, líder del proyecto.
Equipos eficaces
Gracias a la gestión de equipos eficaces, Bruno consigue…
Comunicarse mejor
Mantiene conversaciones y reuniones en un único espacio, de manera organizada, ahorrando tiempo y correos
Trabajar conjuntamente en un mismo documento
Edita documentos en línea con sus compañeros, evitando el intercambio de múltiples versiones
Mayor organización y planificación
Planifica las tareas conjuntamente con su equipo, conociendo en todo momento en qué está trabajando cada compañero
La gestión del cambio en Digital Workplace
Para lograr que la adopción de estos hábitos y que el uso de las herramientas puestas a disposición sea lo más exitosa posible, se ha definido una estrategia de gestión del cambio con foco en el empleado que se desarrolla en tres fases: despertar el deseo del cambio, capacitación y acompañamiento.
- Despertar el deseo del cambio: se informa al empleado de los objetivos y detalles de Digital Workplace, profundizando en el propósito y las ventajas del cambio, el porqué y el para qué. Para contribuir a que este propósito no solo sea entendido, sino también compartido y adoptado por los empleados, se ha desarrollado la figura del patrocinador, que impulsa y es ejemplo de este cambio en su área de influencia.
- Capacitación: comenzamos con una encuesta de digitalización que permite conocer los hábitos y capacidades digitales iniciales de los empleados para personalizar las acciones de gestión del cambio posteriores considerando las necesidades reales de cada colectivo. Tras esta identificación de necesidades se despliega la formación, y para ello se han diseñado dos talleres, uno de formación, que profundiza en los hábitos y herramientas con un formato muy práctico y otro de gamificación, en el que se refuerzan los conocimientos. Además, en el Aula de Conocimientos Técnicos Digitales de la Universidad Corporativa, se ha puesto a disposición de todos los empleados a través de Autoaprendizaje, la píldora “Aprende a utilizar las herramientas digitales de MAPFRE”, con claves y consejos para el uso de herramientas como Teams, Sharepoint online y One Drive.
- Acompañamiento: una vez que el empleado quiere ser parte del cambio y está capacitado para ello, llega el momento de adoptar el cambio. Para ayudarle y acompañarle en este proceso, se ha creado la figura del Digital Champions de MAPFRE. Ya contamos con más de 80 Digital Champions que han sido seleccionados para actuar como agentes del cambio en su ámbito de influencia, personas que transmiten entusiasmo por el cambio que supone Digital Workplace y que tienen los conocimientos necesarios para para acompañar y ayudar a adoptar las nuevas formas de trabajo de forma sencilla y natural.
Empleados utilizan Teams
Empleados disponen de OneDrive
Cuentan con un correo en Office 365
La implantación de Digital Workplace
En 2020 comenzó la implantación de Digital Workplace en MAPFRE, con el despliegue de las herramientas Office 365. Hoy ya más de 26.000 empleados utilizan la funcionalidad de videoconferencia de Teams, más de 22.000 disponen de OneDrive y más de 28.000 cuentan con un correo en Office 365.
Además del despliegue de herramientas, algunos países y unidades de negocio como son Brasil, España, Estados Unidos, México, Perú, Puerto Rico, MAPFRE RE, MAPFRE ASISTENCIA (Servicios Centrales) y las Áreas Corporativas, ya están trabajando los hábitos que acompañan al uso de herramientas a través del despliegue de las acciones de gestión del cambio.
La transformación digital impacta en todos los ámbitos de la organización y su éxito dependerá del compromiso e involucración de cada uno de nosotros. Así, por tanto, todos tenemos un papel relevante en Digital Workplace, en la adopción de nuevos hábitos de trabajo y en el uso de las nuevas herramientas colaborativas que MAPFRE pone a nuestra disposición para trabajar de manera más eficiente, colaborando, innovando y siendo ágiles y así acompañar la transformación digital en nuestra compañía. Os animamos a avanzar en esta nueva forma de trabajar y colaborar, aprovechando las oportunidades que MAPFRE nos ofrece.
