Distracciones durante la jornada laboral: no pierdas la concentración

Claves / Junio 2016. Nº 92

Whatsapp, Twitter, Facebook, Internet… Todos hemos utilizado durante la jornada laboral aplicaciones como estas dedicadas a enviar mensajes instantáneos, interactuar, almacenar información en la nube… La tecnología es muy útil para mejorar nuestra productividad, pero también puede ser un importante factor de distracción. Hoy te hablamos de cómo gestionarlas de la forma más adecuada. Toma nota.

La tecnología es muy útil para mejorar nuestra productividad, pero también puede ser un importante factor de distracción

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TEXTO David Rubio Ibáñez

Solo Steve Jobs habría sido capaz de vaticinar hace diez años cómo afectaría a nuestras vidas la llegada de los teléfonos inteligentes y las apps. Hoy en día, según datos de la comunidad SmartInsights, se producen más de 3,1 millones de búsquedas en Google, se suben más de 55.000 imágenes a Instagram y se comparten más de 420.000 publicaciones en Twitter por minuto… A través de cientos de miles de aplicaciones y herramientas web.

Buena parte de estas acciones se hacen durante la jornada laboral, lo que implica una merma en nuestra forma de enfocar la productividad. La tecnología en nuestra mano es muy útil, pero en ocasiones puede acabar absorbiendo una gran cantidad de tiempo. Es una regla casi universal y muchos ya la están padeciendo por exceso de conectividad y dispositivos, por eso te proporcionamos unos pequeños consejos que te ayudarán a mantener la concentración y evitar distracciones.

Teléfono móvil

Hoy en día es inevitable desarrollar nuestra actividad con nuestro teléfono móvil al lado. La conectividad forma parte de nuestras vidas y en ocasiones supone un elemento disruptivo en nuestra productividad. Por este motivo, hay una serie de pautas que se pueden llevar a cabo durante la jornada si se quiere mantener el equilibrio en el nivel de eficiencia. Siguiendo unos pequeños consejos, no dejaremos de estar conectados, pero evitaremos distracciones de más.

Recuerda:

  • Poner el teléfono en silencio.
  • Dejar el móvil boca abajo si lo tienes cerca.
  • Revisar llamadas perdidas o mensajes solo cada cierto tiempo (cada dos horas, por ejemplo).

Redes sociales

Al igual que con el teléfono móvil, nuestra vida gira en torno a la presencia digital y la interacción con nuestras redes: Facebook, Whatsapp, Twitter… Por este motivo es importante mantener un rigor a la hora de consultar o realizar actualizaciones de estado en nuestros perfiles durante la jornada de trabajo, dejando los temas más personales para momentos de ocio. Por otro lado, en horario laboral, a no ser que trabajes directamente en redes sociales, deberías revisarlas en un momento concreto y luego desconectarte. Por ejemplo: programa 15 minutos al inicio de tu jornada laboral y otros 15 minutos al final de la misma. El resto del tiempo no permanezcas conectado a ellas porque serían una distracción.

Es importante tener en cuenta que las redes sociales pueden ser un elemento de aprendizaje, y su uso no se ciñe estrictamente al ámbito personal. Por ello te recomendamos que si vas a hacer uso de ellas durante tu jornada, aproveches ese tiempo para consultar las últimas novedades en LinkedIn —muy vinculado al ámbito profesional—, o revises tus listas de Twitter más cercanas a tu ámbito de actividad.

Con estos consejos evitarás demasiadas distracciones y ganarás unos minutos extra cada día a la vez que aprendes.

Recuerda:

  • Revisa solamente un par de veces tu perfil e intenta no «engancharte».
  • Convierte las redes en un elemento de utilidad o aprendizaje profesional, no en una distracción.
  • Utiliza redes afines a tu sector de actividad.
  • Aprende un poco más de la compañía en los perfiles corporativos.

Correo electrónico

El email es una de las principales herramientas de trabajo en la mayor parte de empresas, pero también una de las mayores distracciones. Por eso te recomendamos que no te conviertas en un esclavo de tu bandeja de entrada ni intentes tratar todos los temas a través de ella. Prioriza y gestiona los asuntos realmente importantes y mantén el correo electrónico cerrado cuando estés realizando una tarea que requiera mantenerte concentrado. Consúltalo solo cada dos horas por ejemplo, a no ser que estés pendiente de algo urgente.

Recuerda:

  • Intenta evitar suscribirte a demasiados boletines y newsletter, nunca los leerás todos.
  • Realiza una lectura selectiva de los mensajes después de vacaciones. No te asustes si el buzón está lleno y no intentes responder a todo ese correo atrasado el primer día.
  • Aprende a configurar alertas y úsalas.
  • No abuses de la funcionalidad «Responder a todos». Genera ruido innecesario.
  • Clasifica la información y usa los filtros del gestor de correo.
  • Realiza limpieza cada dos o tres meses y crea copias de respaldo para evitar que tu buzón se sature.

Internet

Es una de las principales vías de conocimiento a disposición de los trabajadores y, en empresas como MAPFRE, donde la transformación digital es estratégica, es imposible desconectar de la red. Para conseguir el equilibrio apropiado necesitamos gestionar adecuadamente la manera en que utilizamos esta herramienta imprescindible.

Uno de los principales factores de distracción son las búsquedas encadenadas. De forma regular realizamos búsquedas en internet que nos dirigen a información que remiten a otra información que se desvía de nuestra búsqueda original. Finalmente acabamos empleando innecesariamente varios minutos, por eso te recomendamos que busques aquella información que realmente te interese y cuando lo encuentres desconectes tu navegador.

Recuerda:

  • Elige un momento de «recreo digital», siempre relacionado con tu profesión tu sector o temas que te hagan crecer profesionalmente.
  • Evita la búsqueda constante e intenta cerrar el navegador cuando acabes.
  • Intenta no acceder a sites no relacionados con tu tarea.

Gestión del tiempo y de agenda

Como habrás podido comprobar, trabajar rodeado de elementos tecnológicos es muy complicado, sobre todo a la hora de gestionar nuestro tiempo. Improvisar e ir trabajando bajo demanda es la manera más sencilla para caer a la primera en distracciones.

Si quieres evitar esta situación, intenta identificar de antemano las tareas principales de cada día. Haz esto antes de conectarte a cualquier dispositivo. Esas tareas importantes –no urgentes- son las que de verdad te harán sentir productivo y avanzar en tus proyectos. En el momento en que hayas localizado tu núcleo de trabajo no dejes que las distracciones digitales te aparten de tus objetivos. Para ello agenda y reparte tareas en el calendario y dedica a cada cosa su tiempo.

Recuerda:

  • Organiza bien tus tareas en función de su importancia.
  • Intenta mantener el calendario actualizado con las citas y tareas relevantes.

Descansos

Para ser productivo, los descansos tienen que ser obligatorios. No olvides relajar la vista, descansar la espalda y estirar las piernas

Recuerda:

  • Los descansos no son negociables.
  • Trata de levantarte de tu sitio cada cierto tiempo y estira las piernas. Así mejorará tu concentración y productividad.
  • Fuera pantallas: cuando tomes un descanso intenta no mirar el móvil, charla con tus compañeros, escucha música, etc.

¿Quieres ser un Ninja de la productividad?

Si en un momento concreto del día necesitas estar al 200% ¡sigue estos consejos!

  • Nada de mensajería, chats, tweets. Tu tiempo es tuyo y lo necesitas para terminar ese informe o presentación ¡ya!
  • No seas esclavo de tu email. Es una de las mayores distracciones cuando tenemos que desarrollar tareas técnicas, análisis, etc.
  • Cierra las aplicaciones que no te sirvan en este momento
  • Si necesitas buscar información en internet navega antes de comenzar a trabajar, no te interrumpas durante la tarea.
  • Trabaja a pantalla completa: evita pestañas, ventanas y desplegables.
  • Pon el móvil en modo silencio y boca abajo.
  • ¿Necesitas desconectar? Prueba con unos tapones
  • ¿Lo has conseguido? ¿Has terminado? Tómate un respiro y desconecta.