Consejos para hacer una buena presentación

Claves / Diciembre 2015. Nº 90

¿Cuáles son los pasos que hay que seguir para conectar y comunicar con nuestro público? ¿Qué elementos diferencian una buena y una mala presentación? Conoce algunos ejemplos

Intenta resumir el tema y las ideas principales de tu presentación, en voz alta, en menos de un minuto

Recuerda

¡No transcribas tu discurso!

Cuanto más visual y sencilla sea la información que mostramos, más capacidad tendrás de captar la atención.
+imágenes y -texto = +efectividad

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TEXTO DAVID RUBIO

Muchos expertos en dialéctica y comunicación están de acuerdo en que el secreto de realizar una buena presentación se basa en representar y transmitir adecuadamente ideas, y no en elegir una u otra paleta de color, tipografía o iconos. Cuando nos enfrentamos a una presentación, son varios los factores que influyen a la hora de encontrar la mejor solución para comunicarnos con nuestra audiencia, por ello es fundamental que encontremos equilibrio correcto entre imágenes, texto y discurso. Conoce el proceso y ponlo en práctica.

Conecta con la audiencia

Si no queremos distraer o aburrir a nuestra audiencia debemos tener claro el objetivo de nuestra presentación. Antes de empezar a trabajar otros aspectos, dedícate a reflexionar 5 o 10 minutos sobre qué idea quieres transmitir, quién será tu audiencia, qué recursos utilizarás... ¿Es tu intención informar o persuadir? Cuando hayas conseguido responder a estas preguntas tendrás la base de tu mensaje clave:

  • Si quieres informar a tu equipo, tu mensaje clave será la parte más importante de tu presentación.
  • Si quieres persuadir o atraer en una negociación, tu mensaje clave será aquella acción que quieras que se lleve a cabo.

Planifica, planifica, planifica

Cuando desarrollamos contenidos audiovisuales no podemos abordar la presentación directamente sobre el soporte digital. Una buena planificación se basa en estructurar las ideas principales, identificando los núcleos de contenido de la presentación, y dividiéndolas como si fuesen un cuento o historia.

Apaga tu ordenador y busca en tu cajón. Coge varios post-it y construye el esqueleto de tu presentación. Juega con ellos, intercambia el orden y elabora varias secuencias hasta que encuentres la estructura que mejor apoye a tus mensajes.

Anticípate e identifica las posibles dudas o preguntas de tu audiencia, e inclúyelas dentro de la estructura. Si elaboras tu discurso siguiendo este patrón, conseguirás enlazar los diferentes temas fácilmente y harás tu charla mucho más dinámica y comprensible.

Consistencia

El equilibrio entre la duración de la presentación, la velocidad, los espaciados, la relación entre imágenes y texto es vital para proyectar el equilibrio apropiado.

Para ello, analizaremos cómo se gestionan las transiciones, qué datos queremos especificar en cada uno de los bloques de contenido. para finalmente establecer una «línea argumental» en nuestra presentación.

  • Conexión: recuerda que las diapositivas no son documentos de trabajo, ni notas explicativas. Tienen que estar relacionadas entre sí, con un sentido lineal.
  • Tiempo y velocidad: es fundamental que dejes que tu discurso «respire» durante la intervención. Una diapositiva cada 45 segundos puede ser un margen apropiado para cambiar a la siguiente, y que la gente que te está escuchando capte las ideas y contenidos principales de tu charla.
  • Espacio: Incluir una mayor cantidad de texto no implica que la gente vaya a prestar más atención. En realidad, conseguirás el efecto contrario. Simplifica, deja espacios en blanco y recuerda: menos es más.

Diseño

Un mensaje verbal reforzado con un lenguaje visual bien trabajado puede ayudarte a resultar más convincente y profesional. Recuerda que en MAPFRE hay disponibles plantillas corporativas para desarrollar tus presentaciones, que te servirán para mantener la homogeneidad y un estilo apropiado a las pautas de marca. Además, para alcanzar el equilibrio perfecto entre imagen y texto hay varios trucos que debemos tener en cuenta:

Look&Feel: encuentra un soporte sobre el que te sientas cómodo y que puedas adaptar tus contenidos, que sea homogénea en colores y tipografías, y que respete las normas corporativas.

Imágenes: hay tres tipos principales de imágenes para representar tus ideas en función de los datos:

  • Fotografías o dibujos son grandes aliados para explicar y argumentar. Busca elementos que representen directa o metafóricamente lo que explicas. Elige imágenes que aporten valor y tengan calidad, y utilízalas para captar la atención. Si tu plantilla lo permite, llena la pantalla con ellas para causar mayor impacto.
  • Gráficos que ayuden a interpretar tus estadísticas. No generes gráficos complicados o matrices, utiliza elementos sencillos y destaca sólo los elementos importantes.
  • Diagramas para interpretar el proceso que estás describiendo. No incluyas más de seis elementos en un diagrama o perderá su efectividad.

Imágenes+texto: una combinación fundamental. La relación equilibrada entre imágenes y textos en el transcurso de tu presentación te apoyará, pero debes respetar esta norma

Fondos simples: utiliza blancos o colores neutros y huye de degradados o de imágenes atenuadas. Recuerda que tu proyección tiene que funcionar en cualquier condición de iluminación.

Tipografías: elige fuentes fáciles de leer y juega con variaciones en el tamaño y estilo. Por supuesto, utiliza un tamaño de fuente apropiado. Si incluyes texto es para que tu audiencia lo pueda leer. No emplees tipografías de menos de 30 puntos.

Códigos de color: respetar un código de color siempre te servirá para establecer un patrón.

Animaciones: no abuses de efectos. Son una distracción innecesaria.

Diapositiva clave: un punto importante que puede mejorar tu diseño es establecer una diapositiva clave. Recoge tu mensaje principal y resúmelo en una frase. Inclúyelo en una diapositiva, siguiendo los consejos de fondos simples, y muéstrala al principio y al final de tu intervención.

Si sigues todos estos consejos seguro que conseguirás mejorar tus capacidades de comunicación y captar la atención de tu público. De acuerdo con estudios elaborados sobre la comunicación no verbal, cuando transmitimos un mensaje, las palabras comunican aproximadamente un 7%, el tono de voz un 38% y la comunicación no verbal un 55%.

Por ello, deberás controlar siempre estos elementos:

  • La mirada
  • La expresión facial
  • La sonrisa
  • Los gestos
  • La postura
  • La distancia/el contacto físico
  • El volumen de la voz
  • La entonación

Traduciendo tus contenidos

Unos consejos desde el Servicio Corporativo de Traducciones

Adaptar tus contenidos a los otros idiomas corporativos (inglés americano y portugués brasileño) es cada vez más relevante cuando trabajas en una empresa global como MAPFRE.

El Servicio Corporativo de Traducciones nos proporciona unas claves que deberás tener en cuenta si estás preparando una presentación para una audiencia internacional:

  • Traduce sólo lo necesario
  • Planifica: incorpora tiempo para la traducción en tu flujo de trabajo
  • Mantén una perspectiva internacional: evita jerga, acrónimos y términos locales
  • Si corre prisa, envía un primer borrador para traducir e ir ganando tiempo, y la versión definitiva cuando esté lista. Así, el traductor sólo tiene que actualizar lo ya realizado
  • Reduce los tiempos y costes de traducción: intenta mantener al mínimo imágenes no editables y tablas incrustadas